Administrasi desa adalah keseluruhan proses pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan desa yang dituangkan dalam buku register desa. Berdasarkan Permendagri Nomor 47 Tahun 2016, pengelolaan administrasi yang tertib menjadi kunci untuk menyajikan data yang akurat bagi masyarakat serta dasar pengambilan kebijakan oleh pemerintah desa.
Berikut adalah pembagian jenis administrasi desa beserta contoh bukunya:
- Administrasi Umum: Mencatat kegiatan pemerintahan desa secara umum, seperti:
- Buku Peraturan Desa dan Buku Keputusan Kepala Desa.
- Buku Inventaris dan Kekayaan Desa.
- Buku Aparat Pemerintah Desa.
- Buku Agenda, Buku Ekspedisi, serta Buku Tanah Kas Desa.
- Administrasi Penduduk: Fokus pada data kependudukan agar pelayanan surat-menyurat menjadi lebih mudah, meliputi:
- Buku Induk Penduduk.
- Buku Mutasi Penduduk Desa.
- Buku Rekapitulasi Jumlah Penduduk.
- Buku Penduduk Sementara dan Buku KTP/KK.
- Administrasi Keuangan: Mencatat segala bentuk penerimaan dan pengeluaran desa, termasuk:
- Buku Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (APBDes).
- Buku Kas Pembantu Kegiatan dan Buku Kas Umum.
- Administrasi Pembangunan: Berisi rencana dan realisasi pembangunan di desa, seperti:
- Buku Rencana Kerja Pembangunan Desa (RKPDes).
- Buku Inventaris Proyek.
- Administrasi Lainnya: Meliputi administrasi badan atau lembaga desa, contohnya administrasi Badan Permusyawaratan Desa (BPD) dan buku wajib PKK (seperti Buku Daftar Anggota, Buku Notulen, dan Buku Inventaris PKK). [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]
Penanggung jawab utama administrasi desa adalah Kepala Desa, namun secara teknis operasional dilaksanakan oleh Sekretaris Desa (Sekdes) yang dibantu oleh perangkat desa lainnya. Tertib administrasi sangat penting untuk mencegah terjadinya maladministrasi seperti penundaan pelayanan atau penyimpangan prosedur.